Кадровое делопроизводствоНередки случаи, когда в организациях кадровая документация находится в ужасном состоянии. И о том, что документы нужно привести в порядок, некоторые руководители вспоминают после того, как в организации с работником случилось несчастье или кто-то из работающих обратился в суд, для отстаивания своих прав. Вот тут-то, под страхом контрольно-надзорных мероприятий, уполномоченные сотрудники пытаются исправить все недочёты. В большинстве случаев это делается быстро и не грамотно.

В любой организации кадровые документы играют важнейшую роль. На основании кадровых документов, бухгалтерией производится формирование заработной платы, отпускных, а также предоставляются сведения в пенсионный фонд или другие организации, для получения каких-либо льгот. Именно поэтому все документы должны вестись в соответствии с законодательством.

Руководители компаний зачастую очень плохо представляют себе, какой объём работы выполняет кадровый персонал и насколько велика ответственность за неграмотное оформление документации, приводящее к нарушению трудового законодательства.

В организации все кадровые документы делятся на две разные группы.

К первой, можно отнести документы, которые предъявляются для заключения трудового договора:

  • документы, подтверждающие личность;
  • трудовая книжка (не для тех, кто устраивается впервые или является совместителем);
  • страховое свидетельство ПФ РФ;
  • документ об образовании (диплом, свидетельство и т. д.);
  • справка об отсутствии судимости, для некоторых видов деятельности;
  • военный билет, приписное свидетельство;

Ко второй, относятся документы, которые создаются на предприятии в связи с началом трудовых отношений именуемые локальные нормативные акты.

Обязательными ЛНА являются:

  • Положение, регулирующее работу с персональными данными работников;
  • Соглашение о коммерческой тайне;
  • Правила по охране труда;
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Коллективный договор (в случаях получения письменного предложения о желании начать коллективные переговоры);
  • Нормативные акты, относящиеся к сфере материального стимулирования работников;
  • Штатное расписание;
  • С учётом специфики предприятия, другие ЛНА.

Пример: ТК РФ разрешает организациям введение сменного графика некоторым работникам. Если на предприятии сменный график вводится, то он становится обязательным локально нормативным актом. Причём работники должны быть с ним ознакомлены под подпись, за месяц до введения его в действие.

Некоторые локальные нормативные акты законодательством не предусмотрены, но организация разрабатывает их самостоятельно для урегулирования трудовых отношений с работником. Это могут быть нормы о дисциплине работников, производственной санитарии, приём и увольнение работников, а также нормы техники безопасности и режима рабочего времени. В общем, документация, без которой организация не сможет нормально работать.

Многие руководители и уполномоченные работники задаются вопросом, что такое ЛНА и какие документы можно к нему отнести? Так вот в трудовом законодательстве нет чёткого понятия. Но в ст.8 ТК РФ упоминается о том, что ЛНА это нормы, раскрывающие трудовое законодательство и документы, рассказывающие о применении действующего законодательства на вашем предприятии с учётом его специфики. Главное, помнить, что создаваемые ЛНА не должны противоречить закону и ухудшать положение работников, о чём свидетельствует ст. 8 ТК РФ.

Наиболее распространённым вопросом у руководителей является принадлежность того или иного документа к локальному нормативному акту. Но так как с точки зрения законодательства, точного определения ЛНА не существует, то можно лишь сформировать некоторые признаки нормативности документов, имеющихся в организации. Таковыми являются два фактора, применяемые в совокупности:

  • неперсонифицированность, то есть документ касается определённого круга лиц, подразделения, объединения, а не отдельного субъекта;
  • неоднократность применения, то есть введённый в действие документ не утрачивает силы и продолжает своё действие;

Также крайне необходимо в организации ведение документов по кадровым функциям. К ним относятся:

  • договорные документы, такие как коллективный договор, договор об индивидуальной материальной или бригадной ответственности, трудовой договор и т. д.;
  • распорядительная документация (распоряжения руководителя, приказы) по кадрам;
  • справочные и информационные документы, возникающие в процессе работы (служебные записки, докладные, заявления);
  • первичные учётные кадровые документы (личная карточка, табель учёта отработанного времени и т. д.);
  • архивные документы.