Работа офисаПовышение эффективности работы сегодня является вынужденной необходимостью для руководителей, стремящихся увеличить продуктивность своей компании без расширения штата рабочих и уплаты сверхурочных. Не меньшую роль для работников, подчас заваленных постоянно увеличивающимися объёмами задач играет и умение оперативно и экономно выполнить свои обязанности играет и для работников, подчас заваленных постоянно увеличивающимися объёмами задач. Большинство малых и даже средних компаний сегодня нуждается в оптимизации своей деятельности. Именно о ней и пойдет речь в этой статье.

Первой ступенью на пути к эффективной работе офиса станет пересмотр стратегии управления персоналом и собственной занятости. Будьте честны перед собой и оцените личный вклад в работу офиса: если ваша нагрузка действительно ниже, чем средняя для сотрудников, то часть делегированных обязанностей лучше выполнять лично — это позволит не только разгрузить людей, но и лучше следить за успехом бизнеса. Если речь идёт о руководстве крупной фирмой с разделением на отделы, то также стоит оценить количество управленцев (заместителей и менеджеров) в каждом отдельном отделе. Слишком раздутый штат управленцев ведёт лишь к росту объёмов отчётности, разногласий между самими управленцами в вопросах согласования документа и бюрократизации любого бизнес-процесса, а также росте расходов на оплату труда. Чтобы сопоставить степень эффективности управленцев, достаточно проанализировать структуры аналогичных по численности и направлению работы компаний, размер их штата менеджеров и рост квартальной прибыли. Выходом из ситуации может стать как сокращение штата управленцев, так и предложение второстепенным менеджерам перевестись на исполнительные должности.

Оптимизация и организация бизнес-процессов – цепочек операций, которые совершаются офисными работниками и в результате приводят к ожидаемому руководителем результату в виде прибыли. Нередко они слишком запутанны и усложнены действиями, не приносящими ценности процессу. Такие элементы должны быть либо убраны, либо максимально упрощены и автоматизированы. Для этого они оцениваются по критериям полезности, сложности и возможности замены. Наиболее сложные операции должны быть разбиты на упрощённые действия, в то время как излишне простые процессы стоит объединить в один комплекс для исполнения сотрудниками. Операции, не требующие внимания человека, обязательно должны быть автоматизированы.

Следующий этап связан с анализом и распределением нагрузки среди сотрудников, а также оптимизацией рабочего времени. Поможет составление таблицы соотношения должности и выполняемых обязанностей. Так как в современном офисе заметная часть обязанностей является универсальной, то наименее занятые работники должны быть перенаправлены на её выполнение. Работоспособность коллектива заметно снижают отвлечённые действия: перекуры, посещения соцсетей, перерывы на чай или кофе. При оптимальной загруженности работника эти действия не должны составлять более 15–20% от общего рабочего времени с учётом положенного времени для отдыха и обеда. Как правило, для контроля за занятостью достаточно иногда проходить офис, выбирая для этого случайное время. Можно также установить камеры наблюдения, однако это создаст дополнительные затраты и станет стрессом для сотрудников.

Стоит сказать пару слов и об оптимизации офисного пространства. Более рациональное размещение рабочих мест и оборудования для быстрого доступа к нему заметно повысят скорость работы. Также работоспособность зависит от освещения. Наиболее комфортный для работы тип освещения — естественный солнечный. Чтобы повысить его уровень, стены и потолок стоит покрасить в светлые тона, либо потратиться на лампы дневного света. Роль играет даже уровень углекислого газа. оптимальный уровень содержания CO2 - 300-400 миллионных долей (Ppm) на м3. Для отслеживания этого показателя достаточно установить недорогой датчик углекислого газа и проветривать помещение по мере необходимости. Можно также разделить часовой перерыв на обед на 2 получасовых промежутка для еды: это улучшит работоспособность сотрудников.

Лучше всего удаётся заложить основы эффективности дальнейшей работы во время формирования коллектива за счёт грамотного подбора кадров, однако директор чаще сталкивается с неэффективностью, уже имея полный штат работников. Поэтому руководители стали чаще прибегать к помощи бизнес-тренеров и консультантов. Прохождение курса повышения продуктивности и управления временем будет полезно и для персонала, и для руководителя. Курс из 2–3 семинаров хоть и станет затратой, но в перспективе позволит улучшить показатели отдела или всего офиса.

Безусловно, применение всех этих мер означает существенные траты времени, сил и денежных средств, зато в результате повышения эффективности компания сможет достигнуть результатов, о которых и не могла мечтать за год или даже полгода до начала оптимизации.