Типичные ошибкиНеважно, насколько вы умны и опытны, важно помнить, что в чём-то вы ещё новичок. Довольно очевидно, но многие менеджеры, предприниматели и бизнесмены часто забывают об этом, особенно когда дело касается управления временем.

Большинство ошибок, которые мы совершаем при управлении нашим временем, рождаются из-за простого игнорирования. Так как же узнать, что вы делаете что-то не так, просто потому что не знаете лучших вариантов?

Культивируйте знания

Садоводство – одна из областей, где я новичок. В этом году я несколько раз попытался вырастить в своём саду цветы из семян. И это оказалось заметно сложнее, чем кажется. Заботливо наблюдая за ними, и давай им всё, что, как мне казалось, им необходимо, я на самом деле «утопил» большую часть из них. В своей следующей попытке я постарался вырастить петуньи. В той области, где я живу, летом дожди бывают не так часто. Поэтому я старался обильно поливать цветы. Но, несмотря на это, большинство из них выглядели обезвоженными и сухими.

Я обратился за помощью к своей подруге, и она очень помогла мне. Вооруженный новыми знаниями, я уничтожил старые цветы и посадил новые. И, о чудо, они проросли! Я понимаю, конечно же, что планирование – важная часть процесса в садоводстве, но оно показало мне роль моего невежества, когда речь заходит о прямом производстве чего-либо. И я понял для себя, что часть подобных ошибок происходит и при планировании времени.

Одинаковый подход к уникальным ситуациям

Как я уяснил из своих летних попыток в саду, мы не можем применять одну и ту же стратегию для каждой ситуации. Для одного проекта может потребоваться лишь разослать необходимые инструкции по почте. Но для другого проекта электронной почты может быть недостаточно. Возможно, придётся запланировать серию переговоров по выработке стратегии, а затем еженедельно отслеживать, что стратегия работает верно. А для ещё одного проекта наилучшим вариантом будут ежедневные митинги для всей команды.

Дело в том, что для большинства активностей не существует единственно верного подхода. Большинство предпринимателей и менеджеров прекрасно осознают это, но немногие готовы тратить дополнительное время и погружаться в процесс построения стратегии каждый раз. Но такой подход в конечном итоге может принести немалый выигрыш при работе над проектом, а также при учете своего времени.

Попробуйте следующее. После знакомства с проектом, спросите себя:

  • Какая часть проекта может потребовать меньше вашего внимания?
  • Где, как вам кажется, потребуется большая вовлеченность?
  • В каких ситуациях может потребоваться больше или меньше вашего непосредственного участия?

Вы не знаете, насколько вы нужны команде

Вернёмся к примеру с цветами, которые я выращивал этим летом. Часть семян я фактически утопил, а другую наоборот оставил почти без воды. Но дело в том, что в конечном итоге, мои намерения никак не отразились на их способности вырасти. Важными были только мио конкретные действия. Я не говорю, что намерения не имею значения, но то, как они отражаются на вашей работе и на работе вашей команды, приводит к совершенно разным результатам.

Существует множество факторов, которые могу осложнить рабочие отношения, но игнорирование вашей собственной роли в оказании профессиональной помощи – одна из наибольших проблем. Если вы не знаете, что необходимо вашей команде, коллегам или бизнес-партнерам для завершения работы над проектом, то обязательно разберитесь с этим. Иначе вы рискуете потратить много времени на оказание помощи тому, кто прекрасно справился и без постороннего участия, либо недоглядеть за теми участками, где требовалось большее участие.

Я неоднократно замечал, как новые участники или ассистенты часто обращаются к прямому руководству, раз-два, а то и чаще для быстрых или несложных вопросов. Но многие менеджеры отвечают за более крупные вопросы (например, планирование общей стратегии развития проекта), а потому заметно реже участвуют в митингах. Определить частоту посещений – наилучший выход, многие оценят, что вы придерживаетесь общих правил.

Попробуйте следующее. Составьте список ваших наиболее важных контактов на рабочем месте. Узнайте, что им необходимо для эффективного выполнения рабочих инструкций. В случае, если вы не можете ответить на этот вопрос, обратитесь к ним напрямую.

Вы делаете для себя слишком мало напоминаний ИЛИ ваши напоминания неправильны

И вновь вернёмся к примеру с моими цветами. Мне было трудно помнить о том, что их надо поливать, хотя я знал, когда и как часто необходимо это делать. Я разобрался с собственным невежеством, но пока ещё не заставил новые знания работать на пользу. Поэтому я записал в свой календарь в Google необходимые напоминания. Их было достаточно много, вам может не подойти такой вариант, но в случае со мной всё сработало как надо.

Выяснив, что в управлении вашим проектом закралась ошибка, вы не приводите моментально к её корректировке. Дайте в этом случае сделать вашему календарю часть работы за вас. Например, поставьте себе еженедельное напоминание о проверке статуса проекта. Это довольно практичный шаг, так как мы склонны забывать о таких действиях.

Попробуйте следующее. Подумайте, какие организационные изменения помогут вам помнить о том, чтобы уделить внимание проекту в нужный момент. Разберитесь, какие технологические инструменты приспособлены для этого лучше всего. Попробуйте разобраться и с аналоговыми инструментами. А затем внесите новые знания в ваше ежедневное расписание и посмотрите, как оно будет работать.